要简单明了。不要听上去象别人的话，特别是用一些你从未用过的令人费解的词语和句子时（你也许会在写作中误用），也许你本来是想加深印象，但是结果却是令人难懂。写信就象你说话一样。语气要正式但不能僵硬。语言要直截了当，不要依靠词典。至于你的履历表，词语要生动使句子有力。
申请研读的学位越高，以往的科研、学术成果和工作经验等等就越是重要。许多申请者错误地认为自己发表的文章已经列在履历里面了，在自荐信中就不应该再提。其实，个人履历是一份完全不同的文件。它是对个人经历的一种简洁而全面的介绍，使得读者对申请者能够很快有一个大致的了解。自荐信则是需要（或是希望）读者仔细阅读的，它要介绍申请者的成就、抱负和个人品德。所以申请者不用担心内容上的重复。还有许多申请者硬是要把自荐信的篇幅压缩在一页纸内，因而只能很简要地提到自己的成就。其实，如果内容充实，为什么不能写到二至三页呢？比如说到发表的论文，往往只提到一个题目。其实，写一篇科研论文往往是要付出巨大心血的。这不光是写篇文章，而是反复的科学论证和无数次实验的结晶。申请者起码应该用二至三个句子，说明这篇论文所代表的实验、实验用的方法、目的和获得的成绩。还应该说明通过发表这篇（或这几篇）论文，申请者在这一领域做出了什么贡献，获得了哪些思想方法、认识和科研手段上的提高。
2、通俗易懂写作要考虑读者对象的知识背景。人事经理不是你这个专业的行家，所以，你不能用太过专业的字眼，一来人事经理会对自己看不懂的东西失去兴趣，二来，未免有卖弄之嫌。切记：不要使用生僻词语、专业术语。
3、言简意赅切忌面面俱到，专司招聘的工作人员多半工作量大，时间宝贵，不可能花时间在你冗长的简历上，反而会增加招聘人的反感。所以，自荐信应在重点突出、内容完整的前提下，尽可能简明扼要，不要陷入无关紧要的说明。多用短句、每段只表达一个意思。
4、具体明确不要使用模糊、笼统的字眼；多使用实例、数字、等具体的说明。如：“我设计的生产日程安排系统为公司创收超过一百万美金”就比“我设计的日程安排系统为公司创收颇丰”有说服力。