会议欢迎词一般由四部分组成：标题、题注、称谓、正文。
（一）标题
会议欢迎词标题有两种写法：
1、公文式标题。
（1）单一式标题，直接用文种（欢迎词）做标题，如《欢迎词》。
（2）会议内容和文种组成，如《宴会欢迎词》。
2、新闻式标题。
（1）由欢迎场合或对象加文种构成，如《在校庆75周年纪念会上的欢迎词》。
（2）由揭示会议主题或主要内容的词语组成主标题，由欢迎场合或对象加文种组成副标题，如《东方风来满眼春―在xx商会考察团来xx考察欢迎会上的欢迎词》。
（二）题注
会议欢迎词题注有两个内容：
1、会议时间。写明发表会议欢迎词的时间。
2、署名。用于讲话的会议欢迎词无需署名。若需刊载，则应在标题下面写明致欢迎词者的姓名，有时还要加上职务。
（三）称谓
题注下左起顶格写明称谓对象并加冒号。由于是用于对外（本单位以外的宾客）交往，会议欢迎词的称谓比开幕词、闭幕词更具有感情色彩，更需热情有礼。为表示尊重，要称呼全名，在姓名前或后面加上职衔或“先生”“女士”。或用“亲爱的朋友”“尊敬的领导”“敬爱的老师”等敬语表示亲切。
（四）正文
会议欢迎词正文包括开头、主体和结语三部分内容。
1、开头。用一句话或一段话表示欢迎的意思。如“新春伊始，万象更新，在这辞旧迎新的美好时刻，政协xx县第七届委员会第二次会议即将隆重开幕。各位委员带着全县人民的期盼和嘱托，欢聚xx，共商发展大计，共谋繁荣良策。在此，大会秘书处的全体工作人员向你们的到来表示最热烈的欢迎！向政协xx 县第七届委员会第二次会议的隆重召开表示最衷心的祝贺！
2、主体。会议欢迎词的主体内容有以下方面：
（1）说明欢迎的情由。可叙述彼此的交往、情谊，说明交往的意义。
3、结语。用敬语表示祝愿。如：
最后，祝本次PPEC中小企业工作组会议及相关活动取得圆满成功，祝与会的各位代表在中国期间心隋愉快，身体健康！