道歉信是要向对方陈述无法答应的所请所托的原因，对不愿为的事，可声明自己的一贯主张，对不能为的请托，更应陈述理由，说明自己为什么不能为。
一、格式内容
【称谓】
收信人名字，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。
【正文】
这是信的主体，可以分三个部分来书写。
第一部分：简单交代对何事进行道歉
第二部分：解释事情发生的原因，消除误会或矛盾。
第三部分：再次表示遗憾和歉意，表明愿意补救的愿望，提出建议或安排。
【署名】
最后写上写信人的姓名和日期。
二、注意事项
1、事情原委要解释清楚。
2、说明情况与理由，实事求是，简明扼要。
3、态度诚恳。
4、用词委婉，语气温和，得体。
三、道歉信范文
尊敬的xxx：
您好!
首先十分感谢您入住xxx酒店，同时我们也对(早上/时间日期)发生的事情感到万分地抱歉!
我已经和当事的员工进行了谈话，该名员工也深深地对自己的行为为您带来的不快感到抱歉，在此，我代表酒店管理层向您郑重地致以深切的歉意!由于本酒店员工的错误行为，使您有了非常不愉快的入住经历。
我诚恳地希望您相信，我们绝对不允许员工如此对待像您这样尊贵的客人。
由于不想打扰您的工作/休息，我还是想送上我们精心准备的(礼物/水果和红酒)，附上这封致歉信到您的房间。当然，如果在您方便的时候，我非常希望能当面对您表达歉意。如果您需要任何协助，请您随时直接与我联系。我的分机号：xxxx。邮箱地址：xxxxxxxxxxxx
此致
敬礼!
署名
日期